Ścieżka postępowania

Pierwszy z wymienionych kroków jest bardzo ważny: obowiązek certyfikacji podmiotów występujących w łańcuchu dostaw biopaliw został wprowadzony nowelizacją ustawy o biokomponentach i biopaliwach ciekłych. Istotny jest natomiast wybór jednostki certyfikującej; w tym przypadku nasuwa się pytanie: jakie stosować kryteria przy tym wyborze? Odpowiedź dla każdego przedsiębiorcy jest oczywista – główne kryteria to koszt, czas, łatwość komunikacji. Lista uznanych jednostek znajduje się tutaj.

Następnie przychodzi kolej na wdrożenie wymagań systemowych. Zostały one opisane zostały w dziesięciu dokumentach (w zakładce „do pobrania" ). W zależności od charakteru działalności danego przedsiębiorcy, jego miejsca w łańcuchu dostaw, zakres wymagań koniecznych do wdrożenia będzie różny.

Rejestracja w systemie KZR INiG i ocena wniosku stanowią działania czysto formalne, po których następuje podpisanie umowy pomiędzy podmiotem gospodarczym a Instytutem Nafty Gazu – Państwowym Instytutem Badawczym. Jest to warunek konieczny do rozpoczęcia współpracy z jednostką certyfikującą.

Audyt prowadzony jest według wewnętrznych procedur jednostki z uwzględnieniem zaleceń systemu i według listy pytań kontrolnych, która jest opracowana przez administratora systemu i stosowana przez wszystkie jednostki. Lista pytań kontrolnych znajduje się w załączniku do dokumentu nr 10 . Jeśli audyt zakończony jest wynikiem pozytywnym, wydawany jest certyfikat, ważny przez jeden rok; od tego momentu przedsiębiorca staje się uczestnikiem Systemu KZR INiG prowadząc działalność zgodnie z wymaganiami Systemu. Informacja o tym fakcie zamieszczana jest na stronie internetowej.

Aby móc sprzedawać produkty z poświadczeniem, że spełniają one kryteria zrównoważonego rozwoju, tak jak to zdefiniowała dyrektywa RED, niezbędny jest zakup surowców z poświadczeniem, że te kryteria są spełnione, a więc iż pochodzą od dostawcy certyfikowanego. Dlatego ważne jest upewnienie się w dniu zakupu, iż dostawca nadal posiada ważny certyfikat, np. czy wskutek stwierdzonych poważnych niezgodności certyfikat ten nie został cofnięty lub z innych względów – zawieszony

Recertyfikacja
Podmiot gospodarczy który planuje prowadzić działalność zgodnie z wymaganiami Sytemu KZR INiG, a okres ważności wydanego certyfikatu dla danego podmiotu wygasa, musi ponownie poddać się audytowi dla zachowania ciągłości certyfikacji.

Konieczne jest przeprowadzenie audytu z wyprzedzeniem, tak, aby kolejny certyfikat obowiązywał od daty utraty ważności poprzedniego. Wtedy umowa podpisana z System KZR INiG pozostaje ważna, przedsiębiorca zachowuje dotychczasowy numer uczestnika, nie są wymagane żadne dodatkowe działania administracyjne i formalne z Administratorem Systemu. W przypadku utraty ciągłości certyfikatu, traci ważność umowa z Administratorem Systemu, chcąc uzyskać nowy certyfikat przedsiębiorca musi postępować, tak, jak przy pierwszej rejestracji. tzn. przysłać wniosek o rejestrację, podpisać umowę, wnieść opłatę rejestracyjną i otrzyma nowy numer uczestnika.

Zmiana danych
Jeśli w trakcie uczestnictwa w systemie KZR INiG firma zmieni dane, które były podawane podczas rejestracji, zobowiązana jest powiadomić o tej zmianie Administratora Systemu KZR INiG. Dotyczy to głównie zmiany takich danych jak: zmiana adresu firmy, zmiana osoby umocowanej do reprezentacji firmy np. prezesa, zmiana zakresu certyfikacji, dodanie lub rezygnacja z lokalizacji, zmiana jednostki certyfikującej. Zmiany należy zgłaszać na formularzu „Zmiana danych Uczestnika w Systemie KZR INiG" - do pobrania tutaj.  W pkt. "II Zmiana Danych„ w pierwszym wierszu tabeli należy wpisać stan dotychczasowy, który ulega zmianie (np. nazwę dotychczasowej jednostki certyfikującej) natomiast w wierszu drugim dane, które mają być wprowadzone po aktualizacji (np. nazwę nowej wybranej jednostki certyfikującej). W przypadku zmiany zakresu certyfikacji, w wierszu pierwszym należy wpisać pełny dotychczasowy zakres a w wierszu drugim pełny nowy zakres. W zakładce tej zamieszczono również wzór wypełnienia formularza, gdzie kolorem niebieskim wprowadzono informacje, które są podawane przez Uczestnika Systemu. Podane dane są danymi fikcyjnymi.

Po otrzymaniu zgłoszenia, w zależności od charakteru zmian, Biuro Systemu KZR podejmie odpowiednie działania, np. powiadomi jednostkę certyfikującą, przygotuje aneks do umowy